مدیریت پروژه و بررسی ابعاد آن

مدیریت پروژه (Project Management)

مفهوم مدیریت پروژه

مدیریت پروژه، نظام سازمان یافته و به نوعی مدیریت منابع می باشد به نحوی که پروژه با یک چشم انداز مشخص، کیفیت مشخص، زمان مشخص و قیمت تمام شدة مشخص به اتمام برسد به عبارت دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در اداره فعالیت ها، بمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان پروژه می‌باشد. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل بهره می‌گیرد. مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل کاملاً متفاوت است و روش‌های فنی متفاوتی نیاز دارد و همین موضوع باعث پیشرفت علم مدیریت پروژه گردیده است.

اولین موضوعی که در مدیریت پروژه اهمیت دارد، این است که اطمینان حاصل کنیم پروژه با محدودیت‌های مشخص تعریف شده باشد و دومین موضوع مدیریت پروژه که می‌تواند بحث جالب‌تری نیز باشد، بهینه سازی اختصاص منابع و یکسان‌سازی داده‌های مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده در پروژه می‌باشد؛ چرا که پروژه از یک‌سری فعالیت‌های کاملاً مشخص که از منابع (مالی، انسانی، مواد، انرژی، فرصت، تدارکات، ارتباطات و...) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می نمایند، تشکیل شده است. ولی بطور کلی می‌توان گفت هدف از اجرای پروژه برآورده کردن ایده‌ها و نیازها و رسیدن به اهداف می‌باشد.

مدیریت پروژه مستقیماً از مسئولیت‌های شخص مدیر پروژه می‌باشد. مدیر پروژه به ندرت مستقیماً در فعالیت‌های پروژه که منتهی به تولید محصول می‌شود شرکت می‌کند. اما بیشتر می‌کوشد تا پروژه به خوبی پیشرفت کند و روابط متقابل بین قسمت‌های مختلف، سازنده و مفید باشد به نحوی که احتمال شکست به حداقل خود برسد. مدیر پروژه غالباً نماینده مشتری است که بر اساس شناخت صحیحی که از دیدگاه مشتری دارد می‌تواند به خوبی تمامی نیازها و خواسته‌های او را مشخص و ارائه نماید. در این میان توانایی به وجود آوردن انسجام و هماهنگی بین فرآیندهای مختلف در بخش‌های مختلف تحت قرارداد و ایجاد ارتباط نزدیک و سازنده با نماینده مشتری بسیار اساسی و مهم می‌باشد. یک مدیر موفق برای اطمینان از اینکه همه‌ی عوامل زمان، هزینه، کیفیت و مهمتر از همه رضایت مشتری کاملاً شناخته شده باشد باید بتواند کل پروژه را از ابتدا تا انتها ببیند و پیش‌بینی‌های لازم را انجام دهد و این اطمینان را به سایرین نیز بدهدکه پیش‌بینی‌ها تا حد زیادی صحیح بوده و محقق می‌گردند. مدیریت پروژه با استفاده از فرآیندهایی که برای آن تعریف شده است انجام می‌پذیرد و تیم پروژه کارهای پروژه را مدیریت می‌کنند.

شایان توجه است که بسیاری از فرآیندهای مدیریت پروژه ذاتاً تکرارپذیر هستند. این امر تا اندازه‌ای به دلیل وجود تفصیل فزاینده و ضرورت آن در سراسر چرخۀ حیات یک پروژه می‌باشد؛ به این معنا که هر چقدر بیشتر در مورد یک پروژه بدانیم، بهتر می توانی آن را مدیریت کنیم.

 مقدار زیادی از دانش مورد نیاز برای مدیریت پروژه‌ها فقط منحصر به مدیریت پروژه می‌باشد به عنوان مثال، تحلیل مسیر بحرانی و ساختارهای شکست کار. اما باید توجه داشت که هم‌پوشانی پیکرة دانش مدیریت پروژه با سایر دیسیپلین های مدیریت اجتناب ناپذیر است.

در برخی حوزه‌های کاربردی با مدیریت برنامه و مدیریت پروژه به صورت یکسان برخورد می‌شود؛ در برخی دیگر، مدیریت پروژه زیر مجموعه‌ای از مدیریت برنامه است. این تعدد معانی الزام می‌کند که پیش از هرگونه کاری درباره‌ی تفاوت مدیریت برنامه با مدیریت پروژه و حتی بر روی تعریف واضح و با ثبات هر واژه توافق لازم حاصل گردد.

مثلث مدیریت پروژه

مدیریت پروژه کوششی یکپارچه است لذا عمل یا نقص در اقدام به عمل در یک حوزه معمولاً بر سایر حوزه‌ها تأثیر می‌گذارد. ممکن است تعاملات روشن و قابل درک باشند یا می‌توانند ظریف و نامشخص باشند. به عنوان مثال یک تغییر در محدوده اغلب بر هزینه‌ی پروژه اثر می‌گذارد ولی ممکن است که بر روحیه‌ی تیم یا کیفیت محصول نیز تأثیرگذار باشد یا نباشد. این تعاملات اغلب به موازنه‌ی بین اهداف پروژه نیازمندند ممکن است عملکرد در یک حوزه تنها در صورت فدا شدن عملکرد در سایر حوزه‌ها بهبود یابد. ممکن است این موازنه‌های خاص عملکرد از یک پروژه به پروژه‌ای دیگر و از یک سازمان به سازمانی دیگر متفاوت باشند.  مدیریت موفق پروژه به مدیریت فعال این تعاملات نیازمند است. پروژه‌ها نیز مانند هر کار دیگری محدودیت‌های خاص خود را دارا هستند. در مدیریت پروژه این محدودیت‌ها معمولاً شامل حوزه (چشم‌انداز)، زمان و هزینه می‌باشند که به این سه فاکتور اصطلاحاً مثلث مدیریت پروژه هم گفته می‌شود و هر محدودیت نماینده‌ یکی از اضلاع مثلث می‌باشد. همچنان که در هندسه اگر یکی از اضلاع تغییر کند سایر اضلاع تغییر می‌کند در مدیریت پروژه هم تغییر هر یک از این محدودیت‌ها بر روی سایر عوامل تأثیر گذار است به عبارت دیگر این سه محدودیت با هم در تعامل هستند و تغییر هر کدام موجب تغییر در محدودیت‌های دیگر می‌شود مثلاً اگر حوزه پروژه (اهداف و یا کیفیت) افزایش یابد طبیعتاً زمان و هزینه نیز افزایش می‌یابند و یا یک محدودیت شدید زمانی باعث افزایش هزینه‌ها و کاهش چشم‌انداز می‌شود. همچنین بودجه کاملاً محدود باعث افزایش زمان و کاهش چشم‌انداز می‌شود. اما جالب است که بدانید بسیاری از متخصصان مدیریت پروژه از محدودیت‌های سه‌گانه پروژه به عنوان چارچوبی برای ارزیابی تقاضاهای رقابتی یاد می‌کنند. محدودیت‌های سه‌گانه‌ی پروژه اغلب به شکل مثلثی ترسیم می‌شوندکه هر ضلع یا گوشه‌ی آن بیانگر یکی از عواملی است که توسط تیم پروژه مدیریت می‌شوند.

لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توأمان به هر سه عامل زمان، هزینه و حوزه است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود. که در این میان سه عنصر کارفرما، پیمانکار و مشاور، نقش اصلی را در کنتر ل زمان، هزینه و کیفیت دارند.

• زمان

 برای تحلیل و بررسی و همچنین تخمین زمان مورد نیاز برای اینکه یک محصول تولید و قابل تحویل شود روش‌های گوناگونی وجود دارد. یکی از این روش‌ها این است که فعالیت‌های مورد نیاز برای تولید محصول شناسایی شود و جدول ساختار شکست (WBS) تنظیم گردد. در ابتدا می‌بایست برای هر کدام از فعالیت‌ها زمان مورد نیاز را تخمین زده و در نهایت از مجموع زمان هر یک از فعالیت‌ها، زمان کل را به دست آورد. البته توجه شود که فعالیت‌ها می‌بایست اولویت‌بندی شده و وابستگی‌های بین آن‌ها مشخص شود و این اطلاعات در جدول زمان‌بندی پروژه ثبت گردد. وابستگی‌های بین فعالیت‌ها می‌تواند تأثیر به سزایی در طول مدت پروژه داشته باشد. همچنانکه دسترسی به منابع نیز تأثیر به سزایی در طول مدت پروژه دارد. مدیران پروژه در فاز اجرایی غالباً دو حد نهایی برای جلوگیری از تغییر زمان خاتمه پروژه در نظر می‌گیرند.

• هزینه

 هزینه‌های اجرایی یک پروژه به موارد متعددی بستگی دارد که این موارد به طور عمده عبارتند از: کمیت منابع، میزان تلاش، مصالح مورد نیاز، مدیریت ریسک (مثلاً تغییر قیمت)، مدیریت ارزش به دست آمده، تأسیسات (ساختمان‌ها، ماشین آلات و...)، تجهیزات، افزایش هزینه‌ها، هزینه‌های غیر مستقیم، میزان سود و...

• حوزه (محدوده ، چشم انداز)

منظور از حوزه را در دو جنبه می توان مورد بررسی قرار داد:

محدوده: که منظور فعالیت‌ها، فرآیندها و مراحلی است که ابعاد پروژه را تعیین و چارچوب کاری آن را مشخص می‌نماید و در همین راستا پروژه‌ها به دسته‌های کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم‌بندی می‌شوند.

چشم انداز: که منظور اهداف مشخصی است که می‌بایست در انتهای پروژه به آن‌ها برسیم و یا به عبارتی همان چیزی است که قرار است پروژه به انجام برساند و در واقع نتیجه نهایی پروژه محسوب می‌شود. یکی از مؤلفه‌های مهم حوزه، کیفیت محصول نهایی پروژه می‌باشد. مقدار زمانی که برای هر فعالیت تعیین می‌شود ارتباط تنگاتنگی با کیفیت کلی پروژه خواهد داشت. بعضی از فعالیت‌ها برای اینکه به طور مناسبی اجرا شوند به مقدار زمان مشخصی نیاز دارند اما اختصاص زمان بیشتر معمولاً باعث ارتقا کیفیت می‌شود. در پروژه‌های بزرگ کیفیت بالا عامل مهمی بر روی زمان و هزینه می‌باشد.

علاقه مندان می توانند در دوره مدیریت پروژه موسسه رایتک شرکت کرده و در انتها گواهینامه وزارت علوم دریافت کنند. با ارائه این دوره، مؤسسه رایتک سعی کرده است که برنامه ریزی و مدیریت پروژه به صورت دقیق و در عین حال مفید، مختصر و کاربردی مورد بررسی قرار گیرد و شیوه ای از برنامه ریزی و مدیریت پروژه را با توجه به شرایط کاری ارائه گردد که در عین سادگی بسیار کاربردی باشد. ضمناً در انتهای دوره نیز امکان اخذ مدرک مدیریت پروژه از دانشگاه جامع علمی کاربردی بدون پرداخت وجه برای شرکت کنندگان مقدور می باشد.